個人情報保護方針
当社は、個人情報の保護に万全を期し、社会・顧客・取引先・従業員の信頼に応えるため、次のとおり方針を定めます。
- 法令・ガイドライン等の遵守
当社は、個人情報の取扱いに関し、個人情報保護法およびマイナンバー法等の法令および個人情報保護委員会のガイドラインその他の法規範を遵守します。
- 個人情報の取得・利用
当社は、個人情報を取得する場合は、利用目的を明確にし、適切な方法により取得・利用します。
- セキュリティ対策
当社は、個人情報の安全性確保の重要性を認識し、不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいリスクに対して予防措置を講じ、セキュリティを確保します。
- 委託先の監督
当社は、個人情報の取扱いを外部に委託する場合は、委託先において適切な取扱いが確保されるよう必要かつ適切な監督を行います。
- 特定個人情報の取扱い
当社は、特定個人番号（個人番号を含む個人情報）の重要性を特に認識し、その厳格な利用と漏えい等の抑止を図ります。
- 安全管理措置
当社の業務において個人情報を取り扱うすべての者は、個人情報の重要性を認識し、法令・ガイドライン等および個人情報について適切な取得、利用、提供、廃棄等の方法を定めた社内規程に従い適切に取り扱います。
- 管理体制の継続的改善
当社は、社会動向を注視しつつ個人情報の管理体制を見直し、継続的に改善します。
- 対応窓口の設置
当社は、保有する個人情報に関する質問・苦情および開示等に関する窓口を設置します。
愛知玉野情報システム株式会社
代表取締役 青柳 幹夫
制定 ２０１６年５月２５日
改正 ２０２２年５月２５日
個人情報の取り扱いについて
当社は、個人情報保護法等の関係法令等を遵守し、以下のとおり個人情報を取り扱います。
- 個人情報取扱事業者の名称、住所および代表者の氏名
愛知玉野情報システム株式会社
〒461-0005 名古屋市東区東桜二丁目17-14
代表取締役 青柳 幹夫
- 個人情報の取得・利用
当社は、個人情報を取得する際、利用目的を公表または通知し、適正な手段によって取得します。
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、取得した個人情報を適正に利用します。
- 個人情報・保有個人データの利用目的
当社は、(1)業務等の範囲において、取得した個人情報および保有個人データを(2)利用目的の範囲内で利用します。
（１） 事業等の範囲
・コンピュータ情報処理サービス
・地図情報システムに関するコンサルタンツ業務
・航空・地上測量及び調査
・上記の業務に関連する一切の業務
（２） 利用目的
①発注者および取引先（法人等の団体である場合はその役職員）に関する個人情報・保有個人データ
・製品・サービスの提供または受領など契約に基づく義務の履行・権利の行使
・業務上の連絡、打合せおよびお問い合わせへの対応その他業務実施のために必要な対応
・製品・サービスに関連するアフターサービスのご案内および提供
・製品・サービスに関連する企画提案、新製品・サービスのご案内、イベント・セミナー等のご案内その他企業ＰＲ
・上記各業務に関連・付随するアンケート調査の実施
・上記に関連・付随する各種対応
②受託業務に関して取得する個人情報・保有個人データ
・業務上の調査、統計処理、解析、確認、関連資料の作成等
・受託業務遂行のためのアンケート調査及び住民説明会の実施等
③採用・募集活動応募者に関する個人情報・保有個人データ
・採用・募集活動に関するセミナー・イベント・企業説明会等の各種情報提供、申込受付
・採用・募集活動の選考、選考に関する連絡等の事務処理
・雇用時健康診断、入社手続の案内、就業後の雇用管理
・採用・募集活動選考に関する運営等の改善
・上記に関連・付随する事務
④役員・従業員（退職者含む）に関する個人情報・保有個人データ
・採用、雇用契約、派遣社員管理、身分証明書、雇用管理、昇格昇給、資格管理、社内ポータルサイト、退職後の法定保管など人事管理
・給与支払、経費精算など給与管理
・雇用保険、厚生年金、グループ保険、生命保険、福利厚生サービスなど福利厚生
・入札参加資格申請、管理技術者・主任技術者等の届出など業務登録等
・TECRIS申請、プロポーザル提出など営業受注活動
・Office365、大容量データ転送サービス、安否確認システム、事務基幹等の社内システム、社内技術開発などICT
・現場安全管理、海外渡航管理など安全管理
・緊急連絡体制整備、訓練、緊急時の連絡など緊急時連絡
・上記に関連・付随する事務
⑤株主(法人である場合はその役職員)に関する個人情報・保有個人データ
・会社法等に基づく株主としての権利行使に関する各種手続
・会社法等に基づく当社からの各種書類の送付
・事業報告書の送付その他事業内容に関する案内
・法令等に基づく所定の基準による株主データの作成など
・株主総会運営
・上記に関連・付随する事務
⑥マイナンバー法における特定個人番号（個人番号を含む個人情報）に関する個人情報・保有個人データ
・源泉徴収票作成事務
・財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書および申込書提出事務
・健康保険・厚生年金保険・企業年金に関する届出、申請、請求事務
・雇用保険に関する届出、申請、請求事務
・国民年金の第３号被保険者の届出事務
・役員・従業員持株会の会員である者について、持株会にかかる金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務
・上記に関連・付随する事務
- 共同利用について
当社は、個人情報について以下のとおり共同利用します。
（１）共同して利用される個人データの項目
氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、所属組織、役職、メールアドレスその他利用目的を達成するために必要な項目
（２）共同して利用する者の範囲
親会社であるID&E及びそのグループ会社である日本工営都市空間株式会社
（３）利用目的
上記「３ 個人情報・保有個人データの利用目的」をご参照ください。
（４）個人データの管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者等
・愛知玉野情報システム株式会社
〒461-0005 名古屋市東区東桜二丁目17-14
代表取締役 青柳 幹夫
［管理責任者］ 愛知玉野情報システム株式会社 専務取締役
・ＩＤ＆Ｅホールディングス株式会社
〒102-8539 東京都千代田区麹町5-4
代表取締役 新屋 浩明
［管理責任者］ 日本工営株式会社 経営管理本部長
・日本工営都市空間株式会社
〒461-0005 名古屋市東区東桜二丁目17-14
代表取締役 吉田 典明
［管理責任者］ 日本工営都市空間株式会社 管理本部長
- 第三者提供について
当社は、原則として、本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供しません。ただし、以下の場合は、本人の同意なく個人情報を提供することがあります。
①法令に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の承諾を得ることが困難である場合
④国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることによりその事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- 個人情報処理の外部委託
当社は、個人情報取扱い業務の全部または一部を業務に応じて当社が個人情報に関する機密保持契約を締結した企業に対して業務委託することがあります。なお、委託先における個人情報の取扱いについては当社が責任を負います。
- データ内容の正確性の確保等
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは当該個人データを遅滞なく消去することに努めます。
- 保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、保有個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。
（１）基本方針の策定
・個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守および対応窓口の設置等を内容とする個人情報保護方針（プライバシーポリシー）を策定しています。
（２） 個人データの取扱いに係る規律の整備
・取得、利用、保管、提供等に関して、「情報セキュリティ管理規定」「特定個人情報取扱規程」等の社内規程を策定しています。
（３） 組織的安全管理措置
・個人データの取扱いに関して、段階ごとに責任者を設置し、個人データにアクセス可能な従業員の範囲を明確化し、個人情報の漏えいまたはそのおそれがある漏えい事故を把握した場合には、上記各責任者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱状況については、当該データを取り扱う各部署および各管理部署において定期的に確認を行い、親会社である日本工営株式会社と連携して同社の内部監査室はこれらに対する監査を行っています。
（４）人的安全管理措置
・従業員に対して、個人情報を含む情報管理について研修・教育を実施しています。
・従業員に対して、入社時において、情報管理に係る当社所定の誓約書を提出させています。また、退職する際には、個人情報を含む秘密情報の返還等を確認するとともに、秘密保持義務に係る当社所定の誓約書を提出させています。
（５）物理的安全管理措置
・執務場所について入退館・入退室の管理、施錠管理および警備を適切に行っています。
・個人情報の不必要な持ち出しを制限し、盗難、紛失等を予防しています。
・持ち運びする情報機器または記憶媒体には、盗難、紛失等に備えた適切なセキュリティ対策をとっています。
（６）技術的安全管理措置
・各従業員に社内ネットワークにログインするための個別のID、パスワードを付与し、また、個人情報等にアクセスできる従業員の範囲を限定しています。
・社内ネットワークについて、コンピューターウィルス等の不正ソフトウェア対策など第三者の侵入防止策を講じています。
- 保有個人データの開示等の請求に対する対応
保有個人データの利用目的・内容に関する開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示の請求については、下記10.の【当社の問合せ窓口】までご連絡ください。
なお、以下の拒否事由がある場合には、非開示とします。
① 請求書と本人確認書類の氏名や住所が一致しないなど本人確認ができない場合
② 代理人による請求の際に代理権が確認できない場合
③ 請求書の記載事項に不備があった場合
④ 請求者に関する保有個人データの不存在または開示対象ではない場合
⑤本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を侵害するおそれがある場合
⑥当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑦ 他の法令に反することとなる場合
- 個人情報に関する質問・苦情の問い合わせ先
当社における個人情報に関する質問・苦情に関しては、以下の問合せ窓口にご連絡ください。
【当社の問合せ窓口】
〒461-0005 名古屋市東区東桜二丁目17-14
愛知玉野情報システム株式会社 総務課
電話番号：052-936-2858
F A X：052-936-5654
E-mail：ts-aitama-info@tamano.co.jp
制定 ２０１６年５月２５日
改正 ２０２２年５月２５日
